মিট সফল করতে চাই সঠিক ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট

0

সারা ভারত জুড়ে যখন স্টার্টআপ মুভমেন্ট নিয়ে তোলপাড় চলছে, তখন একটা সফল স্টার্টআপ মিটের গুরুত্বের কথা মাথায় রেখেই বিগত দিনে অনুষ্ঠিত হওয়া ‘মিলিয়ন ইন্সটল মিটআপ’ এর অভিজ্ঞতা ইয়োর স্টোরির সাথে শেয়ার করে নিয়েছেন বিশেষজ্ঞ লক্ষণ পাপিনেনি। ওনার মতে ইমেইল, চ্যাটিং বা অন্যান্য অনলাইন ব্যবস্থার মাধ্যমে নিজেদের ইউজারদের সাথে যোগাযোগ থাকলেও মুখোমুখি দেখা হওয়া বা আলোচনা করার একটা প্রয়োজনীয়তা সবসময় উপলব্ধি করে বেশিরভাগ স্টার্টআপ সংস্থা। এরকম মিটআপ যেন একটা সেতুর মতো কাজ করে ক্রেতা আর বিক্রেতার মধ্যে। তাই একটা সুসংগঠিত স্টার্টআপ মিটআপ আয়োজন করতে গেলে দরকার কিছুটা অভিজ্ঞতার। সেরকমই কিছু অভিজ্ঞতার কথা ভবিষ্যতের সফল স্টার্টআপ মিটআপের কথা মাথায় রেখে ইয়োর স্টোরির সাথে শেয়ার করেছেন মিস্টার পাপিনেনি।

তিনি মনে করেন স্টার্টআপ মিটআপ কখনই একটা কনফারেন্স নয়, তাই খানিকটা ইনফরমাল ভাবেই এর ব্যবস্থা করা প্রয়োজন। গেট টুগেদারের মেজাজে প্রত্যেক স্টার্টআপ টীম ব্যক্তিগতভাবে নিজেদের প্রোডাক্ট ব্যবহারকারীদের সাথে কথা বলবেন, তাদের সুবিধা অসুবিধার বিষয়ে আলোচনা করবেন – এটাই হওয়া উচিত একটা সফল স্টার্টআপ মিটআপের প্রাথমিক লক্ষ্য। সাথে কিছু অবশ্যকরণীয় বিষয় মাথায় রাখলে যে কোন ইভেন্ট সফল হতে বাধ্য।

প্রাক ইভেন্ট প্রস্তুতি

  • সর্ব প্রথম ঠিক করা দরকার যে কি বিষয়ের ওপর মিটআপ হতে চলেছে। প্রাথমিক পর্যায়ের প্রস্তুতি সবথেকে জরুরী এক্ষেত্রে। মাথায় রাখতে হবে যে এই মিটআপের মাধ্যমে সংস্থা তার নিজের গ্রাহকদের সাথে যেমন সরাসরি আলাপ করতে পারবে তেমন প্রোডাক্টের ভালো খারাপ, উন্নতির সম্ভাবনা ছাড়াও সেক্টর নিয়ে একটা ধারণা তৈরি হবে যা ভবিষ্যতে সংস্থার চলার পথে পাথেয় হয়ে উঠতে পারে।
  • দ্বিতীয় পর্যায়ে একটা সঠিক দল নির্বাচন খুব গুরুত্বপূর্ণ। সংস্থার দক্ষ কর্মীদের নিয়ে একটা দল গঠন করা প্রয়োজন যারা নির্দিষ্ট বিষয়ে পারদর্শী এবং প্রোডাক্ট নির্ভর যেকোনো প্রশ্নের চটজলদি উত্তর দিতে সক্ষম। এছাড়াও মার্কেটিং টীম ব্র্যান্ডিং থেকে শুরু করে বিজ্ঞাপন এবং ইভেন্টের অন্যান্য বিষয়গুলো দেখাশুনা করবে।

টীমের প্রত্যেক মেম্বারকে তাদের নিজেদের দায়িত্ব ঠিক করে বুঝে নিতে হবে। একটা ইভেন্টকে সফল করতে গেলে প্রায় মাসখানেক সময় লেগেই যায়। ঠিকঠাক পরিকল্পনাই সফলতার বাহক আসলে। বিভিন্ন ছোট ছোট জিনিস যেমন যোগাযোগ ব্যবস্থা কি হবে, অতিথিদের আতিথেয়তার ব্যবস্থা করা, ক্যাটারিং, প্যান্ডেল সব কিছুর মধ্যে যাতে একটা সামঞ্জস্য থাকে তার দিকে নজর দেওয়া প্রয়োজন।

এসবের সাথেই বাজেটের বিষয়টা মাথায় রাখা খুব জরুরী। একটা সফল ইভেন্টের জন্য একটা স্বচ্ছ অর্থনৈতিক ধারণা থাকা আবশ্যিক। শেষ মুহূর্তে যদিও অনেক যোগ বিয়োগের সম্ভাবনা থেকেই যায়, তবুও কোন খাতে কত খরচ হতে পারে সে বিষয়ে একটা স্পষ্ট ধারণা আগে থেকে করে নেওয়া খুব জরুরী।

একটা ইভেন্ট আয়োজন করতে গেলে ফলোআপ খুব জরুরী। আসলে বিভিন্ন রকম জিনিস জড়িয়ে থাকে একটা ইভেন্টের সাথে। ব্যানার ছাপানো, সাউন্ড সিস্টেম ঠিক করা, ফটোগ্রাফির মতো বিষয়গুলো নিয়ে সঠিক ফলোআপ প্রয়োজন। এছাড়া বিভিন্ন বিক্রেতাদের সাথে সময়ে সময়ে আলোচনা করা আবশ্যিক। নিজেদের শহরের বাইরে কোন ইভেন্ট হলে সমস্যাটা একটু বেড়ে যায় অচেনা পরিবেশে।

এরপর ভাবতে হবে প্যানেল সিলেকশন নিয়ে। এই কাজটা বেশ জরুরী বিষয়। একটা ইভেন্টে যখন মানুষ আসে, তাঁরা শুধু বক্তৃতা শুনতে চায়না, তাঁরা চায় একটা স্বাস্থ্যকর আলোচনার সাক্ষী থাকতে, প্রশ্ন এবং উত্তরের মাধ্যমে কঠিন বিষয়ের সহজ সমাধান সূত্র বের করা। তাই যারা এই আলোচনাচক্রে অংশগ্রহণ করবে তাদের বাছাইপর্ব খুব গুরুত্বপূর্ণ। সাথে তাদের সাথে ইমেইল বা চ্যাটিং এর মাধ্যমে যোগাযোগ করে প্রোডাক্ট সম্পর্কে অবহিত করা, অনুষ্ঠানের দিন সব কিছু সঠিক ভাবে পরিচালনা করা – এসবই স্টার্টআপ মিটআপের গুরুত্বপূর্ণ দিক হিসাবে দেখা উচিত।

ভালো ইভেন্ট করার জন্য যে খুব বিশাল কোন জায়গার প্রয়োজন আছে, তেমন ব্যাপার না। কোন ক্যাফে, রেস্তোরাঁ কিংবা কমিউনিটি হল ভাড়া করেও একটা ভালো ইভেন্টের আয়োজন করা যায়। মিটআপের চাহিদা অনুযায়ী জায়গা নির্বাচন করাটাই বুদ্ধিমানের কাজ। এছাড়া বড় ইভেন্ট পরিচালনার ক্ষেত্রে বিভিন্ন ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সংস্থার সাহায্যও নেওয়া যেতে পারে।

সবথেকে শেষ কথা হলেও একটা ইভেন্টের সাফল্যের গুরুত্বপূর্ণ দিক হল স্পন্সর জোগাড় করা। যেকোনো ইভেন্ট ম্যানেজারের মতে এই কাজটা হল সবথেকে কঠিন কাজ। আসলে কোন বড় সংস্থা কখনো পরিচিতি হীন কোন ব্র্যান্ডের সাথে কাজ করতে চায়না। এই কারণে স্টার্টআপ সংস্থাগুলো নিজেদের ফিল্ডের বিভিন্ন সংস্থার সাথে যোগাযোগ করে কারণ অনেক ছোট সংস্থা থাকে যারা এইসব মিটআপে অংশ নিতে স্পন্সর হতে আগ্রহী থাকে। ‘মিলিয়ন ইন্সটল মিটআপ’ এর ক্ষেত্রে যেমন ইয়োর স্টোরি, upshot.ai বড় প্ল্যাটফর্ম হিসাবে কাজ করেছে। এছাড়াও FAASOS বা মেক মাই ট্রিপের মতো বড় সংস্থাও স্পন্সরশিপের ক্ষেত্রে নিজেদের হাত বাড়িয়ে দিয়েছে।

এসব ছাড়াও একটা ইভেন্টকে আরও বেশি সংখ্যক মানুষের মধ্যে ছড়িয়ে দিতে দরকার সঠিক মার্কেটিং আর প্রমোশন। নিজেদের প্রোডাক্ট ভ্যালু, ব্র্যান্ড নেমের পরিধি বাড়ানোর জন্য দরকার একটা দর্শনীয় আউট লুক।

ইভেন্ট দিনের পরিকল্পনা

প্রাক প্রস্তুতি ঠিকমতো করা থাকলে ইভেন্টের দিন অনেকটা নিশ্চিন্তে থাকা যায়। তবুও কতগুলো বিষয়ে নজর রাখাটা বেশ জরুরী যেমন বেশ কিছুক্ষণ আগে ইভেন্টের স্থানে পৌঁছে যাওয়া, ভেন্ডারদের সাথে সবকিছু ফাইনাল চেকআপ করে মিলিয়ে নেওয়া, অতিথিদের আসা যাওয়ার ব্যবস্থা ঠিক রাখা, আয়োজকদের মধ্যে একটা ভালো সমন্বয় ব্যবস্থা তৈরি করা। এইসব বিষয় গুলো মাথায় রাখলে একটা ইভেন্টকে অবশ্যই সফল করা সম্ভব।

ইভেন্ট পরবর্তী পরিকল্পনা

ইভেন্টের পরবর্তী পরিকল্পনার নিজস্ব তাৎপর্য আছে, আর এটাই সংস্থার ভবিষ্যৎ কে আকার দিয়ে দেয়। একটা ইভেন্ট যেন কখনই একটা একবারের মতো ডেটা সংগ্রহর মিটিং হয়ে না যায়। সেটা একটা খুব খারাপ দিক ইঙ্গিত করে।

  • যারা ইভেন্টে অংশগ্রহণ করেছিল তাদের সবাইকে একটা করে ধন্যবাদজ্ঞাপক ইমেইল করাই যায় সাথে বাজেটে কুলালে অল্প কিছু উপহার পাঠালে আপনার সংস্থার নামটা ওই ব্যক্তির মনে কিছুদিনের জন্য স্থান করে নেবে।
  • বিভিন্ন জায়গা থেকে সব রকমের ডেটা সংগ্রহ করে সেগুলিকে বিশ্লেষণ করে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বেশি সংখ্যক মানুষের কাছে পৌঁছে যাওয়াটা প্রয়োজন।
  • ইভেন্টের জন্য প্রয়োজনীয় পেমেন্ট ঠিক সময়ে করে দেওয়া দরকার।
  • ইভেন্টে অংশগ্রহণ করা মানুষদের থেকে মতামত জানাটা সবথেকে জরুরী। কারণ তারাই ইভেন্টের সবথেকে বড় বিচারক।

ইভেন্ট আয়োজন করার সেরকম কোন বাঁধা-ধরা নিয়ম নেই। আসলে এটা বেশীরভাগটাই নির্ভর করে অভিজ্ঞতার ওপর আর সাথে সংস্থার গ্রাহক সাইজের ওপর। যাইহোক নিজের গ্রাহক বা ইউজার দের সাথে সামনাসামনি কথা বলার থেকে বেশি সুখ আর কিসেই বা আছে আর ঠিক এখানেই একটা স্টার্টআপ মিটআপের সার্থকতা।

( লেখা - লক্ষণ পাপিনেনি, অনুবাদ - নভজিত গাঙ্গুলী )